Polityka prywatności i plików cookies

1. Definicje

1. Na potrzeby niniejszego dokumentu stosowane są następujące definicje:
   1. Administrator danych osobowych/Administrator – ITM Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie, ul. Wawrzyczka 13, 10-762 Olsztyn, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000053744, NIP: 7392854679, REGON: 510663071;
   2. Dane osobowe – informacje dotyczące osoby fizycznej, które ją identyfikują lub umożliwiają jej zidentyfikowanie, co oznacza, że na podstawie tych informacji można ustalić tożsamość osoby fizycznej, której dane dotyczą, w sposób bezpośredni lub pośredni;
   3. Przetwarzanie – czynność lub zestaw czynności wykonywanych na Danych osobowych lub na zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak m.in. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, pobieranie, przeglądanie czy usuwanie;
   4. Polityka prywatności i plików cookies/Polityka prywatności – niniejszy dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem Serwisu, na podstawie i zgodnie z RODO;
   5. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
   6. Serwis Internetowy/Serwis – prowadzona przez Administratora strona internetowa Digital Wars, dostępna pod adresem www.digitalwars.games;
   7. Użytkownik – Użytkownik w rozumieniu Regulaminu, którego Dane osobowe są Przetwarzane w ramach Serwisu i zawartych za jego pośrednictwem umów.

2. Informacje ogólne

1. Polityka prywatności została przygotowana na podstawie i zgodnie z wszelkimi wymogami RODO, w szczególności zawiera wszystkie niezbędne informacje, które Administrator jest obowiązany przekazać osobie, której Dane osobowe Przetwarza i od której zebrał te Dane – na podstawie art. 13 RODO, tj. informacje niezbędne do zapewnienia rzetelności i przejrzystości Przetwarzania Danych osobowych przez Administratora.
2. Pojęcia zapisane dużą literą, a niezdefiniowane w niniejszej Polityce prywatności, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Serwisu, znajdującym się na stronie Serwisu.
3. Polityka prywatności opisuje kwestie związane z Przetwarzaniem Danych osobowych jedynie za pośrednictwem Serwisu.
4. Strona internetowa Serwisu używa szyfrowanej transmisji danych, co oznacza, że posiada tzw. certyfikat SSL (Secure Sockets Layer), czyli protokół sieciowy używany do bezpiecznych połączeń sieciowych.
5. Niniejsza wersja Polityki prywatności obowiązuje od dnia 23 lipca 2026 r.

3. Administrator Danych osobowych

1. Administratorem Danych osobowych Użytkownika jest ITM Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie, ul. Wawrzyczka 13, 10-762 Olsztyn, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000053744, NIP: 7392854679, REGON: 510663071.
2. Użytkownik może skontaktować się z Administratorem w sprawie swoich Danych osobowych, za pośrednictwem następujących form kontaktu:
   1. korespondencyjnie pod adresem: ul. Wawrzyczka 13, 10-762 Olsztyn;
   2. mailowo pod adresem: itm@itm.com.pl;
   3. za pośrednictwem formularza „Zapisz się”, dostępnego na stronie Serwisu.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych, ponieważ z uwagi na mały zakres i skalę Przetwarzanych Danych osobowych, nie jest to konieczne w ocenie Administratora, w tym także wymagane prawnie.

4. Zakres Przetwarzanych Danych osobowych

1. Za pośrednictwem Serwisu Administrator może Przetwarzać Dane osobowe poprzez:
   1. formularz „Zapisz się” (zgłoszenie zainteresowania grą Digital Wars i warsztatami);
   2. korzystanie z narzędzia analitycznego Google Analytics;
   3. zapewnienie ciągłości komunikacji i umożliwienie kontaktowania się z Administratorem w sprawach prowadzonej działalności gospodarczej;
   4. spełnienie obowiązków prawnych wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności z przepisów rachunkowych oraz podatkowych.
2. Administrator może również Przetwarzać Dane osobowe w ewentualnej sytuacji ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń na wypadek postępowania sądowego lub postępowania przed innymi organami.
3. Wszystkie Dane osobowe, które mogą być Przetwarzane przez Administratora za pośrednictwem Serwisu, podawane są przez Użytkownika w sposób dobrowolny.
4. Użytkownik nie musi podawać Administratorowi swoich Danych osobowych. Jednak brak podania pewnych Danych osobowych może wiązać się z brakiem możliwości wykonania danej usługi czy osiągnięcia określonego celu (np. brak podania Danych osobowych w formularzu „Zapisz się” uniemożliwi Administratorowi kontakt z Użytkownikiem w sprawie gry Digital Wars i warsztatów).
5. Jeśli jednak Użytkownik poda swoje Dane osobowe, Administrator będzie je Przetwarzać na podstawie i w granicach prawa, w tym w szczególności w sposób adekwatny w rozumieniu RODO, tj. stosownie i z ograniczeniem do tego, co niezbędne do celów, w których są Przetwarzane, czyli zgodnie z zasadą minimalizacji danych.
6. Szczegółowe podstawy Przetwarzania Danych osobowych wskazane są w dalszej części Polityki prywatności.

5. Formularz „Zapisz się”

1. Poprzez formularz „Zapisz się”, znajdujący się na stronie Serwisu, Administrator Przetwarza Dane osobowe, które przekażesz mu uzupełniając formularz, tj. w szczególności: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, a także informację o wybranym wydarzeniu (o ile zostanie wskazana) oraz informację o zainteresowaniu udziałem w warsztacie.
2. Podstawą prawną do Przetwarzania Danych osobowych w ramach formularza „Zapisz się” jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. Przetwarzanie na podstawie zgody, wyrażonej przez Ciebie poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxa, w celu kontaktu ze strony Administratora w sprawie gry Digital Wars i organizowanych warsztatów.
3. Zgodę na Przetwarzanie Danych osobowych, o której mowa w podpunkcie powyżej, możesz wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w niniejszej Polityce prywatności. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem Przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Przesłanie formularza „Zapisz się” ma charakter wyłącznie informacyjno-kontaktowy i nie stanowi rezerwacji miejsca ani zawarcia umowy o udział w warsztacie.
5. Twoje Dane osobowe Przetwarzane w ramach formularza „Zapisz się” Przetwarzane są nie dłużej niż jest to konieczne do kontaktowania się z Tobą w celu, w którym przekazałeś swoje dane, tj. do czasu wycofania przez Ciebie zgody na Przetwarzanie Danych osobowych, a w przypadku podjęcia dalszej współpracy (np. w sprawie udziału w warsztacie) – przez okres niezbędny do jej realizacji.

6. Narzędzia analityczne (Google Analytics)

1. Administrator wykorzystuje na stronie Serwisu narzędzie analityczne Google Analytics.
2. W ramach Google Analytics Administrator może Przetwarzać następujący zakres Danych osobowych Użytkownika: adres IP, przybliżona lokalizacja ograniczona do miejscowości, informacje o urządzeniu i przeglądarce oraz dane dotyczące sposobu korzystania ze strony Serwisu.
3. Celem Przetwarzania Danych osobowych przez Google Analytics jest analiza statystyczna ruchu Użytkowników na stronie Serwisu oraz interakcji Użytkowników ze stroną, co Administrator wykorzystuje do optymalizacji działania Serwisu.
4. Podstawą prawną do Przetwarzania Danych osobowych, o których mowa w niniejszym punkcie, jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. Przetwarzanie na podstawie zgody wyrażonej przez Użytkownika za pośrednictwem komunikatu cookies (tzw. paska cookies), który pojawi się na stronie Serwisu przy pierwszej wizycie Użytkownika.
5. Użytkownik ma prawo cofnąć wyrażoną zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem Przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem, poprzez zmianę ustawień plików cookies opisanych w niniejszym punkcie.
6. Google Analytics jest uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody na statystyczne pliki cookies. Przed wyrażeniem tej zgody Serwis nie ładuje Google Analytics i nie przekazuje do Google danych analitycznych.
7. Szczegółowe dane dotyczące użytkowników i zdarzeń są przechowywane w Google Analytics przez 2 miesiące, zgodnie z ustawieniem retencji usługi. Standardowe raporty zagregowane mogą pozostawać dostępne przez dłuższy okres.
8. Plik cookie _ga może być przechowywany do 2 lat, przy czym jego okres ważności może być odnawiany podczas kolejnych wizyt, jeżeli zgoda statystyczna pozostaje aktywna.

7. Google Ads – narzędzie obecnie nieaktywne

1. Serwis nie wykorzystuje obecnie Google Ads. Wybranie kategorii marketingowej w ustawieniach cookies nie uruchamia Google Ads ani nie powoduje przekazywania danych do tego narzędzia.
2. Ewentualne wdrożenie Google Ads będzie wymagało aktualizacji niniejszej Polityki i ponownego zebrania odpowiednich zgód.

8. Meta Pixel (Facebook/Instagram Ads) – narzędzie obecnie nieaktywne

1. Serwis nie wykorzystuje obecnie Meta Pixel. Wybranie kategorii marketingowej w ustawieniach cookies nie uruchamia Meta Pixel ani nie powoduje przekazywania danych do tego narzędzia.
2. Ewentualne wdrożenie Meta Pixel będzie wymagało aktualizacji niniejszej Polityki i ponownego zebrania odpowiednich zgód.

9. Zapewnienie ciągłości komunikacji i umożliwienie kontaktowania się z Administratorem w sprawach prowadzonej działalności

1. Poprzez zapewnienie możliwości kontaktowania się z Administratorem w sprawach związanych z prowadzoną działalnością (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu), Administrator przetwarza Dane osobowe przekazane przez Użytkownika, tj.: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, a także inne Dane dobrowolnie podane przez Użytkownika w treści wiadomości lub rozmowy telefonicznej.
2. Podstawą prawną do przetwarzania Danych osobowych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. przetwarzanie w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, co w tym przypadku oznacza zapewnienie ciągłości komunikacji oraz umożliwienie kontaktu z Administratorem w sprawach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
3. Dane osobowe Przetwarzane w celu zapewnienia kontaktu z Administratorem będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia korespondencji oraz realizacji celu, dla którego zostały przekazane, a po jego osiągnięciu mogą być Przetwarzane przez okres wynikający z prawnie uzasadnionych interesów Administratora.
4. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec Przetwarzania jego Danych osobowych w tym celu, co może skutkować zaprzestaniem prowadzenia dalszej korespondencji i usunięciem Danych, o ile nie będzie istnieć inna podstawa prawna do ich dalszego Przetwarzania.

10. Spełnienie obowiązków prawnych

1. Administrator może Przetwarzać Dane osobowe w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na nim na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Przetwarzanie, o którym mowa powyżej, dotyczy w szczególności realizacji obowiązków o charakterze administracyjnym, archiwizacyjnym oraz sprawozdawczym, o ile takie obowiązki wynikają z przepisów prawa.
2. Dane osobowe Przetwarzane w tym celu mogą obejmować w szczególności: imię i nazwisko, adres e-mail oraz inne dane przekazane Administratorowi w związku z realizacją obowiązków, o których mowa w niniejszym punkcie.
3. Podstawą prawną do Przetwarzania Danych osobowych w ramach spełnienia przez Administratora obowiązków prawnych, o których mowa w niniejszym punkcie, jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, wynikających z obowiązujących przepisów prawnych.
4. Dane osobowe Użytkownika Przetwarzane w celu spełnienia obowiązków prawnych Przetwarzane są do momentu wygaśnięcia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, które wymagały Przetwarzania tych Danych.

11. Ewentualne ustalenie, dochodzenie i egzekucja roszczeń wynikających z Umowy o świadczenie Usługi elektronicznej

1. W sytuacji konieczności ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń wynikających z Umowy o świadczenie Usługi elektronicznej lub obrony przed tymi roszczeniami, w postępowaniach sądowych czy przed innymi organami, Administrator będzie Przetwarzać Dane osobowe, które są niezbędne do tego celu, zgodnie z przepisami prawa.
2. Danymi osobowymi, o których mowa w podpunkcie 1 powyżej, mogą być: imię, nazwisko, adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy oraz NIP.
3. Podstawą prawną do Przetwarzania Danych osobowych w sytuacji, o której mowa w niniejszym punkcie, jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. Przetwarzanie w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, które może polegać na ustaleniu, dochodzeniu lub egzekucji roszczeń lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami w postępowaniu sądowym czy przed innymi organami.
4. Dane osobowe Użytkownika, które mogą być Przetwarzane w celach ewentualnych roszczeń czy sporów, Przetwarzane są do upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zawartej umowy.

12. Przetwarzanie Danych osobowych przez inne podmioty

1. W celu korzystania z narzędzi umożliwiających Administratorowi posiadanie strony Serwisu, które wspierają działalność Administratora, a także świadczenia Usług elektronicznych, Dane osobowe Użytkownika mogą być Przetwarzane również przez następujące podmioty:
   1. hostingodawcę strony Serwisu, który przechowuje Dane osobowe na serwerze, jako podmiot przetwarzający Dane;
   2. podmioty świadczące usługi informatyczne oraz programistyczne związane ze stroną Serwisu, jako podmioty przetwarzające Dane;
   3. podmioty świadczące usługi analityczne, jako podmioty przetwarzające Dane;
   4. Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA – w celu korzystania przez Administratora z narzędzia Google Analytics, który jest samodzielnym administratorem tych Danych osobowych.

13. Przekazywanie Danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowej

1. Administrator nie przekazuje bezpośrednio Danych osobowych Użytkownika do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.
2. Dane osobowe Użytkownika mogą być jednak przekazywane do państw trzecich przez Google LLC w związku z korzystaniem przez Administratora z Google Analytics. Google LLC staje się w ramach tych działań odrębnym administratorem Danych osobowych Użytkownika.
3. Google LLC figuruje w wykazie podmiotów uczestniczących w programie Data Privacy Framework i zgodnie z Decyzją wykonawczą Komisji (UE) C(2023) 4745 z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych zgodnie z EU-USA Data Privacy Framework, w związku z czym ochrona Danych osobowych odpowiada standardom regulacji obowiązujących w Unii Europejskiej.

14. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu

Dane osobowe Użytkownika nie są wykorzystywane przez Administratora do celów podejmowania wobec Użytkownika decyzji opierających się na zautomatyzowanym Przetwarzaniu Danych osobowych, w tym również profilowaniu, wywołującym wobec Użytkownika skutki prawne.

15. Uprawnienia, które przysługują Użytkownikowi w związku z Przetwarzaniem jego Danych osobowych

1. Na podstawie art. 16 – 21 RODO, Użytkownikowi przyznane są następujące uprawnienia, związane z Danymi osobowymi Przetwarzanymi przez Administratora.
2. W ramach wyżej wskazanych podstaw prawnych Użytkownik ma prawo skorzystać z następujących uprawnień dotyczących jego Danych osobowych, które Przetwarza Administrator, tj. Użytkownik ma prawo do:
   1. dostępu do Danych osobowych, na podstawie art. 15 RODO;
   2. sprostowania Danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO;
   3. usunięcia Danych osobowych, na podstawie art. 17 RODO;
   4. ograniczenia Przetwarzania Danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO;
   5. przenoszenia Danych osobowych, na podstawie art. 20 RODO;
   6. wniesienia sprzeciwu wobec Przetwarzania Danych, na podstawie art. 21 RODO.
3. Więcej szczegółowych informacji w zakresie przysługujących Użytkownikowi uprawnień znajduje się odpowiednio w art. 16 – 21 RODO.
4. Użytkownik ma również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, jeśli uważa, że jego Dane osobowe nie są Przetwarzane w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami prawa.
5. Właściwym organem nadzorczym może być organ właściwy ze względu na miejsce stałego pobytu Użytkownika w państwie członkowskim, miejsce pracy Użytkownika, czy miejsce popełnienia ewentualnego naruszenia w zakresie Danych osobowych.
6. W Polsce organem nadzorczym w zakresie Danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Przed złożeniem ewentualnej skargi, Administrator zachęca jednak, aby uprzednio skontaktować się z nim pod adresem e-mail wskazanym w niniejszym dokumencie, celem wyjaśnienia sprawy czy wątpliwości Użytkownika związanych z Przetwarzaniem Danych osobowych za pośrednictwem Serwisu.

16. Pliki cookies – informacje ogólne

1. Strona internetowa Serwisu wykorzystuje pliki cookies.
2. Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, z którego Użytkownik korzysta wchodząc na stronę Serwisu, np. komputer czy telefon komórkowy.
3. Cookies mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora (tzw. cookies własne) lub systemy teleinformatyczne podmiotów trzecich (tzw. cookies podmiotów trzecich).

17. Pliki cookies a Przetwarzanie Danych osobowych

1. Poprzez odczytywanie plików cookies Użytkownika przez system teleinformatyczny Administratora, Administrator może mieć dostęp do informacji, które stanowią Dane osobowe, w związku z czym, na podstawie takich działań dochodzi do Przetwarzania tych Danych osobowych przez Administratora.
2. Niektóre informacje, w tym Dane osobowe zawarte w plikach cookies, mogą być również odczytywane przez systemy teleinformatyczne podmiotów trzecich.
3. Część z plików cookies wykorzystywanych przez Administratora to pliki niezbędne do prawidłowego świadczenia na rzecz Użytkownika usług elektronicznych w rozumieniu Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, natomiast wykorzystywanie przez Administratora statystycznych plików cookies nie jest niezbędne do prawidłowego korzystania z Serwisu. Kategoria marketingowa pozostaje dostępna w ustawieniach na potrzeby ewentualnych przyszłych integracji, ale obecnie nie uruchamia narzędzi marketingowych ani marketingowych plików cookies.
4. Pliki cookies, które nie są niezbędne do prawidłowego świadczenia usług elektronicznych na rzecz Użytkownika, są zablokowane do czasu, aż Użytkownik wyrazi zgodę na ich wykorzystywanie, a tym samym zgodę na Przetwarzanie Danych osobowych.
5. Zgodę, o której mowa powyżej, Użytkownik może wyrazić poprzez pasek cookies, który wyświetli się na stronie Serwisu podczas pierwszej wizyty Użytkownika.
6. Podstawą prawną Przetwarzania Danych osobowych za pośrednictwem plików cookies, o których mowa w podpunktach powyżej, jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda Użytkownika, o czym więcej w punktach powyżej, dotyczących zasad przetwarzania Danych w ramach narzędzi wykorzystywanych na stronie Serwisu.
7. Dodatkowo w ramach swojej przeglądarki internetowej Użytkownik ma możliwość w każdym czasie zarządzać ustawieniami dotyczącymi plików cookies, m.in. poprzez blokowanie ich wykorzystywania lub ponowne włączanie.

18. Pliki cookies wykorzystywane poprzez stronę Serwisu

1. Poprzez stronę Serwisu Administrator wykorzystuje własne pliki cookies oraz pliki cookies podmiotów trzecich.
2. Pliki cookies własne (techniczne) wykorzystywane są do zapewnienia prawidłowego działania poszczególnych mechanizmów występujących na stronie i nie wymagają zgody Użytkownika.
3. Po wyrażeniu zgody statystycznej Serwis może wykorzystywać pliki cookies Google Analytics, którego dostawcą jest Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Serwis nie wykorzystuje obecnie Google Ads ani Meta Pixel, a kategoria marketingowa w ustawieniach cookies nie uruchamia żadnego narzędzia marketingowego. Ewentualne wdrożenie takich narzędzi będzie wymagało aktualizacji niniejszej Polityki i ponownego zebrania odpowiednich zgód.

19. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Polityce prywatności, stosuje się właściwe przepisy prawa polskiego i RODO.
2. Administrator ma prawo zmienić treść Polityki prywatności, w szczególności kiedy jest to wymagane zmianami związanymi z Przetwarzaniem Danych osobowych na stronie Serwisu, zmianami technologicznymi czy zmianami w zakresie obowiązującego prawa, dotyczącego kwestii opisanych w niniejszym dokumencie.